근로자명부

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 사용 기간이 30일 미만인 일용근로자 — 근로자 명부를 작성하지 않을 수 있습니다(근로기준법 제41조 제1항 단서, 시행령 제21조).
• 임금 기록 — 임금과 근로일수·근로시간은 임금대장에 적습니다. 근로자 명부와 임금대장을 합쳐 하나로 쓸 수도 있습니다(시행규칙 제16조 제2항).
• 근로자에게 내주는 증명서 — 재직증명서·경력증명서를 씁니다.

비슷한 문서와의 차이

• 법정 서식(근로기준법 시행규칙 별지 제16호서식)은 근로자 한 사람당 한 장입니다. 같은 규칙 제16조 제2항이 서식을 바꿔 쓰는 것을 허용하므로, 이 양식은 같은 기재사항을 사람마다 한 줄로 모은 표로 만들었습니다.
• 회사가 인사 관리를 위해 더 많은 정보를 모으는 인사기록카드와 달리, 근로자 명부는 법이 정한 사항이 중심입니다. 명부에 적는 것은 생년월일이고 주민등록번호가 아닙니다.

준비할 것

• 사업장 이름·주소, 작성(정정)일
• 근로자별 성명·성별·생년월일·종사 업무
• 고용일, 계약기간을 정했다면 그 기간과 갱신한 날, 주 소정근로시간(선택)
• 해고·퇴직·사망한 경우 그 날짜와 사유
• 주소(전화번호)와 이력(경력, 필요하면 학력·병역·기능·자격·교육 이수 내역)

항목별 작성 방법

필수 기재사항

근로기준법 시행령 제20조는 ① 성명 ② 성별 ③ 생년월일 ④ 주소 ⑤ 이력 ⑥ 종사하는 업무의 종류 ⑦ 고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우에는 그 기간, 그 밖의 고용에 관한 사항 ⑧ 해고·퇴직·사망한 경우 그 연월일과 사유 ⑨ 그 밖에 필요한 사항을 적게 합니다. 이 양식에서 ①②③⑥⑦⑧은 근로자 명부 표, ④⑤는 주소·이력 표, ⑨는 맨 아래 칸에 적습니다.

고용·갱신

고용일에는 처음 고용한 날을 적습니다. 기간을 정해 계약했다면 계약기간 칸에 그 기간을, 갱신했다면 갱신한 날과 새 기간도 적습니다(법정 서식도 고용일 옆에 갱신일을 적습니다 — 칸이 좁으면 ‘그 밖에 필요한 사항’에). 기간을 정하지 않았다면 ‘정함 없음’이라고 적습니다.

주 소정근로시간

주 소정 근로시간 칸에 근로계약에서 정한 1주 근로시간을 적어 두면 단시간근로자를 구분하기 쉽습니다. 4주 동안을 평균한 1주 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자에게는 주휴일(제55조)·연차휴가(제60조) 규정이 적용되지 않고(근로기준법 제18조 제3항), 퇴직급여제도 설정 대상에서도 빠집니다(근로자퇴직급여 보장법 제4조 제1항 단서). 선택 항목이고 열 합계는 참고용입니다.

퇴직·해고

해고·퇴직·사망한 경우 퇴직·해고 칸에 그 날짜와 사유를 적고(예: 2026-09-30 개인 사정으로 사직) 명부에서 지우지 않습니다. 근로자 명부는 3년간 보존해야 하고, 보존 기간은 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 셉니다(근로기준법 제42조, 시행령 제22조 제2항 제1호).

고칠 때

적은 사항이 바뀌면(주소·업무·계약 갱신 등) 지체 없이 고치고(근로기준법 제41조 제2항) 작성·정정일을 새로 적습니다. 근로자 명부를 작성하지 않거나 보존하지 않으면 500만원 이하의 과태료 대상입니다(제116조 제2항 제2호).

개인정보

주민등록번호는 적지 않습니다 — 법정 기재사항은 생년월일입니다. 명부에는 주소·전화번호 같은 개인정보가 들어가므로 볼 수 있는 사람을 정해 두고, 누구나 볼 수 있는 공유 폴더·게시판에 올리지 않습니다. 이 사이트는 입력한 명부를 저장하지 않습니다.

엑셀 파일

XLSX 의 근로자 명부 표는 엑셀 ‘표’ 기능으로 되어 있어 번호와 합계 행(‘○건’과 주 소정 근로시간의 합)이 수식으로 다시 계산됩니다. 근로자를 늘리려면 마지막 행의 맨 오른쪽 칸에서 Tab 을 누르거나 표 안에 행을 삽입하고 적으세요 — 번호가 저절로 채워지고 ‘○건’이 그 행까지 셉니다. 정렬·필터는 근로자 행만 다루고 합계 행은 맨 아래에 남습니다 — 생년월일·고용일은 엑셀 날짜라 날짜순으로 정렬할 수 있습니다. 아래 주소·이력 표는 칸을 합친 일반 범위라 위 표를 정렬해도 함께 움직이지 않으니 성명으로 맞춰 봅니다. 사업장 이름·작성(정정)일과 그 밖에 필요한 사항은 고정된 글자라 고친 뒤 직접 고쳐야 합니다. 엑셀(Microsoft Excel)로 확인한 동작이며, 다른 프로그램에서는 표 기능이 다르게 동작할 수 있습니다.

자주 틀리는 부분

• 퇴직한 근로자를 명부에서 지우는 경우 — 해고·퇴직·사망한 날부터 3년간 보존합니다.
• 계약을 갱신하거나 업무가 바뀌었는데 명부를 고치지 않는 경우 — 바뀐 사항은 지체 없이 고칩니다.
• 주소·이력을 비워 두는 경우 — 법정 기재사항입니다. 경력이 없으면 ‘없음’이라고 적습니다.
• 주민등록번호나 가족 정보까지 적는 경우 — 명부에 적는 것은 생년월일 등 법이 정한 사항입니다.

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 근로자마다 시행령 제20조의 기재사항이 빠짐없이 있는지(주소·이력은 아래 표)
• 두 표의 성명이 같은 사람을 가리키고, 생년월일·고용일·퇴직 일자가 맞는지
• 바뀐 사항을 고쳤고 작성·정정일을 새로 적었는지
• 보관할 곳(출력본·파일)과 볼 수 있는 사람을 정했는지

함께 쓰는 문서

• 표준근로계약서 — 고용노동부가 배포하는 2025년 개정 표준근로계약서입니다. 계약 형태별 서식이 한 파일에 있으며, 공식 사이트에서 받고 작성 방법을 확인합니다.
• 단시간근로자 표준근로계약서 — 아르바이트·파트타임처럼 통상근로자보다 짧게 일하는 근로자를 위한 고용노동부 표준근로계약서입니다. 요일별 근로시간을 적는 칸이 있으며, 공식 사이트에서 받습니다.
• 임금명세서 — 사용자가 임금을 줄 때 근로자에게 내줘야 하는 임금명세서입니다. 지급·공제 내역을 표로 적고 연장·야간·휴일근로 가산수당을 계산해 넣어 PDF·XLSX 로 만듭니다. 고용노동부 서식(HWP)과 작성 도구로도 연결합니다.
• 재직증명서 — 회사가 근로자의 재직 사실을 확인해 발급하는 증명서 양식입니다. 회사 발급 담당자가 작성하고 직인·서명은 출력 뒤 회사가 합니다.
• 교대근무표 — 교대제 사업장에서 기간별로 누가 어느 근무조로 일하고 언제 쉬는지 정하는 근무표입니다. 근무조(근무·휴게 시간)와 직원별 주간 편성, 주 예정시간 합계, 교대 인수인계 방법을 담은 PDF·XLSX 로 받습니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

근로·노무

제공 형식

Web · PDF · XLSX

사이트에서 만드는 파일

PDF · XLSX

법적 근거

근로기준법 제41조(근로자의 명부)·제42조(계약 서류의 보존), 같은 법 시행령 제20조(근로자 명부의 기재사항)·제21조(근로자 명부 작성의 예외), 같은 법 시행규칙 제16조·별지 제16호서식(근로자 명부)

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

출처 개정·게시일

2024-07-29

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F112

출처·적용 범위