연차휴가 관리대장

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 직원이 연차를 신청할 때 — 연차·휴가 신청서를 씁니다.
• 연차 일수를 계산할 때 — 이 양식은 계산하지 않습니다. 근로기준법 제60조와 근로계약·취업규칙으로 확인하고, 헷갈리면 고용노동부 콜센터(1350)에 묻습니다.
• 상시 4명 이하 사업장이나 4주 평균 1주 소정근로시간이 15시간 미만인 근로자 — 근로기준법 제60조가 적용되지 않습니다(시행령 별표 1, 제18조 제3항). 회사 규정으로 휴가를 준다면 그 기준으로 적습니다.

비슷한 문서와의 차이

• 연차·휴가 신청서는 휴가 한 번을 결재받는 문서이고, 연차휴가 관리대장은 직원별로 생긴 휴가와 쓴 휴가를 모아 적는 장부입니다. 휴가에 관한 서류는 3년간 보존합니다(근로기준법 제42조, 시행령 제22조 제1항 제6호 — 완결한 날부터).
• 연차는 직원마다 입사일을 기준으로 세는 것이 원칙입니다. 고용노동부는 노무관리 편의를 위해 단체협약·취업규칙 등으로 모든 직원의 기산일을 회계연도로 맞출 수 있지만 근로자에게 불리하지 않아야 하고, 퇴직할 때 입사일 기준으로 센 일수보다 적으면 모자란 일수를 연차 미사용수당으로 정산해야 한다고 안내합니다(고용노동부 상담 답변 — 행정해석 인용).

준비할 것

• 사업장 이름, 관리 기준(입사일·회계연도), 관리 연도, 기준일
• 직원별 성명·입사일·사용 기간
• 직원별 발생 일수·사용 일수·잔여 일수(회사가 확인한 값)
• 사용 촉진(서면 촉구·사용 시기 지정 통보) 날짜와 변동 사유

항목별 작성 방법

관리 기준과 사용 기간

입사일 기준이면 직원마다 사용 기간(연차를 써야 하는 1년)이 다르므로 사용 기간 칸에 각자의 기간을 적습니다. 회계연도 기준이면 모든 직원의 사용 기간이 같고, 연도 중에 입사한 직원의 휴가와 퇴직할 때의 정산을 입사일 기준과 따로 견줘 봅니다.

발생 일수

1년간 80% 이상 출근하면 15일, 계속 근로가 1년 미만이거나 출근율이 80% 미만이면 1개월 개근마다 1일이 생기고, 3년 이상 근무하면 최초 1년을 넘는 근로 연수 2년마다 1일씩 더해 최대 25일입니다(근로기준법 제60조 제1항·제2항·제4항). 업무상 부상·질병으로 쉰 기간, 출산전후휴가, 육아휴직 기간 등은 출근율을 셀 때 출근한 것으로 봅니다(같은 조 제6항 — 2027년 6월 10일부터는 제7항). 사이트는 일수를 계산하지 않으니 회사가 확인한 값을 적습니다.

사용·잔여 일수

사용 일수는 그 사용 기간에 실제로 쓴 일수를, 잔여 일수는 발생 일수에서 사용 일수를 뺀 값을 적습니다. 반차를 0.5일로 세는지는 지금은 회사 규정을 따르고, 2027년 6월 10일부터는 개정 근로기준법(법률 제21784호)에 따라 근로자가 대통령령으로 정하는 시간 단위와 일수 범위에서 연차를 나누어 청구하면 회사가 주어야 합니다(제60조 제5항). 단시간근로자의 연차는 시간 단위로 정하므로(근로기준법 시행령 별표 2) 비고에 시간 수를 함께 적어 둡니다.

사용 촉진

회사가 사용 기간이 끝나기 6개월 전을 기준으로 10일 이내에 직원별 남은 일수를 알리고 사용 시기를 정해 알려 달라고 서면으로 촉구하고, 직원이 10일 안에 정하지 않아 기간이 끝나기 2개월 전까지 회사가 사용 시기를 정해 서면으로 통보했는데도 쓰지 않아 소멸하면, 회사는 그 휴가를 보상할 의무가 없습니다(근로기준법 제61조 제1항). 입사 첫해의 월 단위 휴가는 최초 1년이 끝나기 3개월 전을 기준으로 하는 등 일정이 다릅니다(같은 조 제2항). 촉구·통보한 날짜를 사용 촉진 칸에 적고 서면 사본을 함께 보관합니다.

소멸과 대체

연차는 1년간(입사 첫해에 매달 생긴 휴가는 입사 1년이 끝날 때까지) 쓰지 않으면 소멸하고, 회사의 귀책사유로 쓰지 못했으면 소멸하지 않습니다(근로기준법 제60조 제7항 — 2027년 6월 10일부터는 제8항). 근로자대표와 서면으로 합의하면 연차 유급휴가일을 갈음해 특정한 근로일에 쉬게 할 수 있으니(제62조), 그렇게 쉰 날도 사용 일수에 넣고 변동 사유에 적습니다.

엑셀 파일

XLSX 의 직원별 표는 엑셀 ‘표’ 기능으로 되어 있어 번호와 합계 행(‘○건’과 발생·사용·잔여 일수의 합)이 수식으로 다시 계산됩니다. 직원을 늘리려면 마지막 행의 맨 오른쪽 칸에서 Tab 을 누르거나 표 안에 행을 삽입하고 일수를 적으세요 — 번호가 저절로 채워지고 합계가 그 행까지 셉니다. 정렬·필터는 직원 행만 다루고 합계 행은 맨 아래에 남습니다. 잔여 일수는 수식이 아니라 적은 숫자라 발생·사용 일수를 고치면 함께 고치고, 표 위의 사업장·기준일은 고정된 글자라 직접 고쳐야 합니다. 엑셀(Microsoft Excel)로 확인한 동작이며, 다른 프로그램에서는 표 기능이 다르게 동작할 수 있습니다.

자주 틀리는 부분

• 달력 날수(주말 포함)를 사용 일수로 세는 경우 — 쉬기로 한 근무일만 셉니다.
• 발생·사용 일수만 고치고 잔여 일수를 그대로 두는 경우
• 사용 촉진을 말로만 하는 경우 — 제61조의 촉구와 통보는 서면으로 합니다.
• 회계연도 기준으로 관리하면서 퇴직자의 입사일 기준 일수와 견줘 보지 않는 경우

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 직원마다 발생 − 사용 = 잔여가 맞는지
• 사용 일수가 휴가 신청·결재 기록과 같은지
• 사용 촉진 서면과 직원이 낸 사용 계획을 함께 보관했는지
• 휴가에 관한 서류는 3년 보존 — 고용노동부 노동포털은 연차 미사용수당 체불 진정에 연차 발생·사용 내역(연차대장, 휴가계 등)을 준비하라고 안내합니다

함께 쓰는 문서

• 연차·휴가 신청서 — 회사에 연차·반차·경조사 휴가 등을 신청하는 사내 문서입니다. 기간·일수·업무 대행자를 적고 결재란이 있는 PDF·DOCX 로 받습니다.
• 표준근로계약서 — 고용노동부가 배포하는 2025년 개정 표준근로계약서입니다. 계약 형태별 서식이 한 파일에 있으며, 공식 사이트에서 받고 작성 방법을 확인합니다.
• 단시간근로자 표준근로계약서 — 아르바이트·파트타임처럼 통상근로자보다 짧게 일하는 근로자를 위한 고용노동부 표준근로계약서입니다. 요일별 근로시간을 적는 칸이 있으며, 공식 사이트에서 받습니다.
• 출퇴근 기록부 — 실제로 출근·퇴근한 시각과 휴게시간, 일한 시간을 날짜별로 적는 기록입니다. 사업장 기록과 근로자 본인 기록 가운데 고르고, 연장·야간·휴일근로 시간 합계가 나오는 PDF·XLSX 로 받습니다.
• 임금대장 — 사용자가 사업장에 두고 임금을 줄 때마다 근로자별로 근로일수·시간과 임금 내역을 적는 장부입니다. 법이 정한 기재사항을 담은 표로 작성해 열마다 합계가 나오는 PDF·XLSX 로 받습니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

근로·노무

제공 형식

Web · PDF · XLSX

사이트에서 만드는 파일

PDF · XLSX

법적 근거

근로기준법 제60조(연차 유급휴가)·제61조(연차 유급휴가의 사용 촉진)·제62조(유급휴가의 대체)

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F049

출처·적용 범위