납품확인서

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 검사(검수) 결과를 남길 때 — 물품 검수확인서를 씁니다. 납품확인서에 서명했다고 품질·규격 검사에 합격한 것은 아닙니다.
• 대금을 받았다는 확인 — 금전 수령 확인서(입금표)를 씁니다. 납품확인서는 대금 지급을 확인하지 않습니다.
• 품목별 금액까지 함께 확인할 때 — 거래명세서에 품목·수량·금액을 적고 받는 사람의 인수 서명을 받습니다.
• 국가·지방자치단체·공공기관 납품이나 정부 지원사업 정산 — 기관이 정한 납품·검사 절차와 서식(국가기관은 검사조서 작성 — 국가계약법 제14조), 사업 공고·정산 지침이 정한 서식을 먼저 확인합니다.

비슷한 문서와의 차이

• 거래명세서는 공급자가 품목·수량·금액을 적어 건네고 받는 사람이 인수 서명을 하는 문서이고, 납품확인서는 받은 쪽이 받은 사실을 확인해 주는 문서입니다. 검수확인서는 받은 물건을 검사한 결과, 대금 청구서는 대금 지급 요청, 세금계산서는 부가가치세법에 따른 증빙입니다.
• 하도급거래라면 원사업자는 납품을 받으면 검사 전이라도 즉시 수령증명서를 발급해야 합니다(하도급법 제8조 제2항 — 역무 공급 위탁은 제외, 건설위탁은 검사가 끝나는 즉시 인수). ‘수령’은 납품된 물건을 받아 원사업자의 사실상 지배 아래 두는 것을 말합니다(같은 조 제3항). 이 확인서를 수령증명서로 쓸지는 표준하도급계약서와 회사 절차를 확인해 정합니다.

준비할 것

• 공급자 상호·사업자등록번호·담당자
• 수령자(받은 곳) 상호·사업자등록번호·받은 부서
• 납품일·납품 장소, 근거 계약·발주, 확인서 번호
• 품목·규격, 단위, 받은 수량(금액은 적지 않음)
• 확인자(받은 사람) 성명·부서, 받을 때 본 특이사항, 확인일

항목별 작성 방법

납품일·장소

실제로 물건을 넘겨받은 날과 장소를 적습니다. 세금계산서는 원칙적으로 재화의 공급 시기(이동이 필요한 재화는 인도되는 때)에 발급하므로(부가가치세법 제15조 제1항 제1호·제34조 제1항) 납품일 기록은 세금계산서 날짜를 맞출 때도 쓰입니다. 월합계 발급은 다음 달 10일까지 할 수 있고(제34조 제3항), 조건부 판매처럼 조건이 이루어지는 때를 공급 시기로 보는 거래도 있으니(시행령 제28조 제2항) 세금계산서 날짜는 거래 형태에 맞게 확인합니다.

품목·수량

받을 때 센 수량을 적습니다. 상자째 받아 내용물을 세지 못했다면 ‘박스’처럼 받은 단위로 적고 내용물 수량은 검수 때 확인합니다. 주문과 다른 수량이 왔다면 실제로 받은 수량을 적고 차이는 비고에 남깁니다.

받을 때 확인한 특이사항

겉포장 파손·수량 차이처럼 받을 때 눈으로 확인한 것만 적습니다. 상인 사이의 매매에서 산 쪽은 물건을 받은 뒤 지체 없이 검사하고 하자나 수량 부족을 바로 알려야 하므로(상법 제69조), 납품확인서에 서명한 뒤에도 검수는 따로 서둘러 합니다.

서명과 보관

물건을 받은 사람(또는 받은 부서의 책임자)이 서명하거나 도장을 찍습니다. 공급자 서명란은 필요할 때만 씁니다. 2부를 출력해 공급자와 수령자가 1부씩 보관합니다. 하도급거래라면 수령증명서는 거래가 끝난 날부터 3년간 보존해야 하는 서류입니다(하도급법 제3조 제12항, 시행령 제6조).

자주 틀리는 부분

• 물건을 받기 전에 미리 확인서를 써 주는 경우 — 실제로 받은 날에, 받은 수량만 적습니다.
• 납품확인서를 검수 합격이나 대금 지급 확인처럼 쓰는 경우 — 받은 사실만 확인하는 문서입니다(출력물에도 그 뜻이 들어갑니다).
• 주문 수량을 그대로 적는 경우 — 실제로 받은 수량을 적고 차이는 비고에 남깁니다.

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 납품일·장소·품목·수량이 실제로 받은 것과 같은지
• 받을 때 본 파손·수량 차이를 특이사항에 적었는지
• 검수가 필요한 물품이라면 검수 일정을 따로 잡았는지
• 2부를 출력해 1부씩 보관할지

함께 쓰는 문서

• 물품 검수확인서 — 납품받은 물품을 계약·발주의 기준대로 검사한 결과를 품목별 납품·합격·불합격 수량과 사유로 남기는 확인서입니다. 불합격·미납품 내역과 요청하는 조치를 따로 적고, 공급자의 결과 확인란을 넣어 PDF·DOCX 로 받습니다.
• 거래명세서 — 물품을 납품하거나 거래할 때 품목·수량·금액을 적어 주고받는 거래명세서입니다. 합계가 계산되고 인수자 서명란이 있으며 PDF·XLSX 로 받습니다.
• 물품공급계약서 — 사업자끼리 물품을 사고팔 때 품목·수량·가격·납기·검수·대금 지급·불량 처리를 정하는 계약서입니다. 금액 합계를 계산해 PDF·DOCX 로 받습니다. 하도급·대리점 거래처럼 공식 표준계약서가 있는 분야는 그 서식을 먼저 확인합니다.
• 금전 수령 확인서·입금표 — 돈을 받은 사람이 금액·날짜·명목을 적어 받은 사실을 확인해 주는 문서입니다. 금액을 숫자와 한글로 함께 적고 PDF·DOCX 로 받습니다. 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 같은 세법상 법정 지출증빙(적격증빙)은 아닙니다.
• 물품 기증·수령확인서 — 단체·기관이 기증받은 물품을 실제로 받았다는 사실을 받은 날·품목·수량·상태와 함께 확인해 주는 확인서입니다. 금액 없이 받은 사실만 확인하며, 세액공제에 쓰는 법정 기부금영수증이 아닙니다. PDF·DOCX 로 받습니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

거래·회계

제공 형식

Web · PDF · DOCX

사이트에서 만드는 파일

PDF · DOCX

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F124

출처·적용 범위