물품 검수확인서

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 물건을 받았다는 사실만 확인할 때 — 납품확인서를 씁니다. 받은 것(수령·인수)과 검사에 합격한 것은 다르니, 검사를 마치기 전에는 검수확인서에 ‘합격’으로 적지 않습니다.
• 하도급법이 적용되는 제조·수리·건설·용역 위탁 — 원사업자는 납품을 받으면 검사 전이라도 즉시 수령증명서를 발급하고(건설위탁은 검사가 끝나는 즉시 인수), 정당한 사유가 없으면 수령한 날(건설위탁은 준공·기성부분을 통지받은 날)부터 10일 안에 검사 결과를 서면으로 알려야 하며, 그 안에 알리지 않으면 합격으로 봅니다(하도급법 제8조 제2항·제9조 제2항 — 두 규정 모두 역무 공급 위탁은 제외). 공정거래위원회 표준하도급계약서와 회사 절차를 먼저 확인합니다.
• 국가·지방자치단체·공공기관에 납품한 물품 — 기관이 계약 법령과 기관 규정에 따라 검사하고 검사조서를 작성합니다(예: 국가계약법 제14조). 기관의 절차와 서식을 따릅니다.

비슷한 문서와의 차이

• 납품확인서는 물건을 받은 사실(언제·어디서·무엇을 몇 개)을, 검수확인서는 받은 물건을 기준대로 검사한 결과(합격·불합격)를 남깁니다. 거래명세서는 공급한 품목과 금액, 대금 청구서는 대금 지급 요청, 세금계산서는 부가가치세법에 따른 증빙입니다.
• 물품공급계약서나 발주서에 검수 기간과 방법을 정해 두었다면 그 기준대로 검사하고, 이 확인서에도 같은 기준을 적습니다.

준비할 것

• 공급자 상호·담당자, 검수하는 곳 상호·부서
• 근거 계약·발주(번호·날짜), 납품(수령)일, 검수일, 검수 장소
• 검수 기준·방법(계약서·발주서·사양서의 기준)
• 품목별 납품 수량·합격·불합격 수량·판정, 불합격 사유와 조치
• 종합 판정, 불합격 내역·미납품 내역·요청하는 조치와 기한, 검수자 성명

항목별 작성 방법

검수 기준·방법

계약서·발주서·사양서에서 정한 규격·수량·성능 기준과 검사 방법(전수·표본, 외관·작동·시험)을 적습니다. 하도급거래에서는 검사 기준과 방법을 양쪽이 협의해 객관적이고 공정·타당하게 정해야 하고(하도급법 제9조 제1항), 기준을 불명확하게 정해 부당하게 불합격으로 판정하고 반품하면 부당반품으로 봅니다(제10조 제2항 제2호).

품목별 결과

품목마다 납품 수량과 합격·불합격 수량을 숫자로 적고, 합격과 불합격 수량을 더하면 납품 수량이 되는지 확인합니다. 불합격이면 무엇이 기준과 다른지(예: 등받이 조절 레버 작동 안 됨) 구체적으로 적고, 사진·시험 기록을 함께 보관합니다.

불합격·미납품

불합격 내역과 미납품(수량 부족)은 따로 적습니다. 상인 사이의 매매에서 산 쪽은 물건을 받으면 지체 없이 검사하고, 하자나 수량 부족을 발견하면 바로 판 쪽에 알려야 계약 해제·대금 감액·손해배상을 청구할 수 있습니다. 바로 알 수 없는 하자를 6개월 안에 발견한 때에도 같고, 판 쪽이 하자나 수량 부족을 알고 있었던 경우(악의)에는 이 제한이 적용되지 않습니다(상법 제69조).

요청하는 조치

교환·재납품·보완 가운데 무엇을 언제까지 요청하는지 적습니다. 계약서에 하자 처리 조항이 있으면 그 내용과 맞춥니다. 배상액이나 지체상금처럼 금액을 정하는 일은 당사자가 직접 합의합니다.

결과 확인과 보관

검수자가 서명하거나 도장을 찍은 확인서를 공급자에게 보내고, 공급자가 받았다는 기록이 필요하면 ‘결과 확인’란에 서명을 받습니다. 이메일로 보냈다면 보낸 메일을 함께 보관합니다. 하도급거래라면 수령증명서와 검사 결과·검사 종료일을 적은 서류를 거래가 끝난 날부터 3년간 보존해야 합니다(하도급법 제3조 제12항, 시행령 제6조).

자주 틀리는 부분

• 물건을 받자마자 검사도 하지 않고 ‘전부 합격’으로 적는 경우 — 받은 사실은 납품확인서로 남기고, 검수확인서는 검사를 마친 뒤 씁니다.
• 불합격 사유를 ‘불량’처럼 흐리게 적는 경우 — 어떤 기준에 어떻게 맞지 않는지 적어야 공급자가 교환하거나 보완할 수 있습니다.
• 검사를 미루다 하자를 늦게 알리는 경우 — 상인 사이의 매매는 받은 뒤 지체 없이 검사하고 바로 알려야 합니다(상법 제69조).
• 하도급거래에서 수령증명서 발급이나 10일 안의 검사 결과 서면 통지를 빠뜨리는 경우(하도급법 제8조 제2항·제9조 제2항)

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 품목·규격·납품 수량이 발주서·거래명세서와 같은지
• 합격·불합격 수량의 합이 납품 수량과 맞는지
• 불합격·미납품 내역과 요청하는 조치·기한을 적었는지
• 공급자에게 보냈고 사본을 보관하는지(하도급거래는 거래가 끝난 날부터 3년 보존)

함께 쓰는 문서

• 납품확인서 — 공급자가 물품을 납품했고 받는 쪽이 받았다는 사실을 납품일·장소·품목·수량과 함께 받은 쪽이 확인해 주는 문서입니다. 금액 없이 받은 사실만 확인하며(검수 합격·대금 지급 확인이 아님), PDF·DOCX 로 받습니다.
• 물품공급계약서 — 사업자끼리 물품을 사고팔 때 품목·수량·가격·납기·검수·대금 지급·불량 처리를 정하는 계약서입니다. 금액 합계를 계산해 PDF·DOCX 로 받습니다. 하도급·대리점 거래처럼 공식 표준계약서가 있는 분야는 그 서식을 먼저 확인합니다.
• 거래명세서 — 물품을 납품하거나 거래할 때 품목·수량·금액을 적어 주고받는 거래명세서입니다. 합계가 계산되고 인수자 서명란이 있으며 PDF·XLSX 로 받습니다.
• 작업 완료 확인서 — 공사·시공·설치·수리·용역을 맡긴 쪽이 작업이 끝났음을 확인하고 작업자와 함께 서명하는 문서입니다. 작업 내용·완료일·확인 방법, 남은 작업과 보완 기한, 넘겨받은 자료를 적고, 완료 확인이 하자보수 청구 권리의 포기가 아니라는 문장을 넣어 PDF·DOCX 로 만듭니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

거래·회계

제공 형식

Web · PDF · DOCX

사이트에서 만드는 파일

PDF · DOCX

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F123

출처·적용 범위