업무 매뉴얼

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 담당자가 바뀌어 지금 맡은 일의 진행 상황을 넘길 때 — 업무인수인계서를 씁니다. 인수인계서에는 ‘처리 절차는 ○○ 업무 매뉴얼 참고’처럼 매뉴얼을 연결해 둡니다.
• 근무 시간·휴가·임금·징계 같은 근로조건 — 매뉴얼이 아니라 근로계약과 취업규칙으로 정합니다. 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사용자는 이런 사항에 관한 취업규칙을 작성해 고용노동부장관에게 신고하고, 바꿀 때도 신고해야 합니다(근로기준법 제93조).
• 법령이나 감독기관이 담을 내용을 정한 계획서·기준서 — 그 법령과 기관 안내가 정한 항목대로 만듭니다.

비슷한 문서와의 차이

• 업무인수인계서는 넘기는 날의 현황(진행 상태·미완료 업무·자료 위치)을 적어 한 번 건네는 문서이고, 업무 매뉴얼은 같은 업무를 할 때마다 보는 문서라 업무가 바뀌면 고쳐 쓰고 판(버전)을 올립니다.
• 행정기관도 오래 반복하는 업무는 처리가 표준화·전문화되도록 업무편람을 만들어 쓰는 것을 원칙으로 하고(업무처리 절차와 기준 등을 담은 행정편람, 단위업무의 계획·현황·참고자료를 정리한 직무편람), 담당자가 바뀔 때의 업무 인계·인수는 따로 정합니다(행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 제61조·제62조 — 행정기관에 적용되는 규정). 회사·단체의 업무 매뉴얼은 법으로 정한 서식이 없고, 이 서식은 행정편람처럼 절차와 기준을 적는 데 맞췄습니다.

준비할 것

• 업무 이름, 담당 부서, 문서 번호·판, 시행일, 작성자, 업무 주기
• 목적과 적용 범위
• 역할별 담당자와 대체 담당
• 준비물(자료·서식·프로그램·접근 권한 — 비밀번호 제외)
• 단계별 절차(할 일·담당·결과·주의할 점), 완료 전 점검
• 예외 상황과 대응, 관련 서식·자료 위치, 개정 이력

항목별 작성 방법

절차

한 단계에 한 가지 일만, ‘어디서(프로그램·메뉴) 무엇을 해서 어떤 결과가 나오는지’ 순서대로 적습니다. 처음 맡는 사람이 매뉴얼만 보고 따라 할 수 있는지가 기준입니다. 담당이 넘어가는 단계는 ‘처리 담당 → 검토’처럼 적습니다.

예외 처리

자주 생기는 예외(금액이 맞지 않을 때, 시스템 오류, 결재자 부재, 마감일이 휴일일 때 등)마다 무엇을 하고 누구에게 알리는지 적습니다. 새 예외가 생기면 처리한 뒤 표에 더합니다.

준비물과 권한

필요한 자료·서식의 위치와 프로그램 접근 권한을 적되, 비밀번호·인증서 비밀번호·보안 코드는 적지 않습니다. 권한을 누구에게 신청하는지만 적습니다.

개정 이력

절차가 바뀌면 판(버전)을 올리고 시행일, 바뀐 내용, 작성·승인한 사람을 개정 이력에 남깁니다. 옛 판은 쓰지 않도록 회수하거나 ‘폐기’라고 표시합니다.

완료 전 점검

실수가 잦은 곳을 확인 문장으로 적습니다(예: 건수·합계가 같은지, 중복이 없는지). 한 줄에 하나씩 적습니다.

자주 틀리는 부분

• ‘적절히 처리한다’처럼 따라 할 수 없게 쓰는 경우
• 정상 절차만 적고 예외 처리를 빠뜨리는 경우
• 비밀번호나 계정 정보를 매뉴얼에 적는 경우
• 절차를 바꾸고 매뉴얼은 그대로 두어 옛 판대로 일하는 경우

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 처음 맡는 사람이 매뉴얼만 보고 한 번 따라 해 봤는지
• 담당자·대체 담당·연락할 곳이 지금 기준인지
• 판·시행일과 개정 이력이 서로 맞는지
• 비밀번호·개인정보가 들어가지 않았는지

함께 쓰는 문서

• 업무인수인계서 — 퇴사·부서 이동 때 맡던 업무의 진행 상태·기한·자료 위치와 계정 처리 방법을 넘겨주는 인수인계서입니다. 비밀번호는 적지 않습니다.
• 기획서 — 행사·제품·마케팅·업무 개선 같은 일을 실행하기 전에 배경·문제·목표·대상·실행안·예산·성과 지표를 정리하는 기획서입니다. 기획 종류를 고르면 제목과 종류별 항목이 바뀌고, PDF·DOCX 로 받습니다.
• 회의록 — 회의의 안건·결정 사항과 할 일·담당·기한을 정리하는 회의록입니다. 정기 회의는 지난 회의 후속 조치를 함께 점검하고, PDF·DOCX 로 받습니다.
• 직원 교육훈련 계획서 — 직원 교육을 하기 전에 대상·목표·과정·일정·예산·평가 방법을 정리하는 교육훈련 계획서입니다. 법정 의무교육은 법령이 정한 조건을 따로 확인하도록 안내하고, 결재란을 넣을지 골라 PDF·DOCX 로 받습니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

회사·업무

제공 형식

Web · PDF · DOCX

사이트에서 만드는 파일

PDF · DOCX

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F069

출처·적용 범위