구매 품의서

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 이미 산 물건의 대금 지급이나 쓴 돈의 기록 — 지출결의서를 씁니다.
• 거래처에 주문을 넣을 때 — 결재를 받은 뒤 거래처에 보내는 주문 문서(발주서)를 따로 씁니다.
• 국가·지방자치단체의 구매 — 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」·「지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률」 같은 계약 법령과 기관 규정이 정한 절차를 따릅니다.

비슷한 문서와의 차이

• 품의서는 사기 전에 회사 안에서 승인을 받는 문서, 발주서는 승인 뒤 거래처에 주문하는 문서, 지출결의서는 대금을 지급하거나 쓴 돈을 기록하는 문서입니다. 회사에 따라 품의와 지출결의를 한 문서로 쓰기도 하니 회사 규정을 따릅니다.
• 견적서는 거래처가 보내 주는 가격 제안이고, 품의서의 비교 견적은 받은 견적들을 같은 기준으로 나란히 정리한 것입니다. 견적서 원본은 붙임으로 함께 냅니다.

준비할 것

• 부서·기안자, 문서번호, 건명
• 구매 목적·필요성
• 품명·규격·수량·단가와 부가가치세 처리
• 예산 과목과 남은 예산, 납품 희망일
• 비교 견적(업체·금액·납기·조건)과 선정 업체·사유
• 붙임(견적서 등), 결재란에 넣을 직책

항목별 작성 방법

구매 목적

무엇을 왜 지금 사야 하는지 결재자가 바로 알 수 있게 적습니다. 교체 구매라면 지금 쓰는 물품의 상태와 사용 기간을 함께 적습니다.

품목·금액

품명과 규격(모델·사양)을 견적서와 같게 적습니다. 수량과 단가를 숫자로 적으면 품목별 금액과 구매 예정 금액(한글 금액 포함)이 계산됩니다. 부가가치세는 받은 견적서와 같은 방식(별도·포함)을 고르고 — 별도이면 품목 금액 합계에 10%(부가가치세법 제30조)를 더합니다 — 원 미만은 반올림합니다.

예산

어느 예산에서 쓰는지(예산 과목)와 이번 구매 전 남은 예산을 적어, 결재자가 예산 안의 구매인지 바로 볼 수 있게 합니다. 예산 과목 이름은 회사 기준을 따릅니다.

비교 견적

회사 규정에 견적 비교 기준(금액·업체 수)이 있으면 그 기준을 따릅니다. 금액은 업체마다 같은 기준(예: 부가가치세 포함)으로 적고, 가장 낮은 금액이 아닌 업체를 골랐다면 납기·A/S·호환성처럼 그 이유를 선정 사유에 적습니다.

결재와 다음 단계

결재란 직책은 회사 결재선에 맞춰 바꿉니다(최대 6칸). 결재를 받은 뒤에는 보통 발주 → 납품·검수 → 지출결의(대금 지급) 순서로 이어지고, 거래명세서·세금계산서 같은 증빙은 지출결의서에 붙입니다. 회사 절차가 다르면 그 절차를 따릅니다.

자주 틀리는 부분

• 결재 전에 먼저 주문하는 경우 — 사전 승인이 필요한 구매인지 회사 규정을 확인합니다.
• 견적서마다 부가가치세 포함·별도가 달라 금액을 잘못 비교하는 경우
• 품의서의 금액·업체와 실제 발주가 달라지는 경우 — 바뀌면 회사 규정에 따라 다시 결재를 받거나 변경 사유를 남깁니다.

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 견적서 등 붙임 자료를 함께 냈는지
• 구매 예정 금액이 남은 예산 안인지
• 회사 서식·전자결재가 따로 있는지

함께 쓰는 문서

• 견적서 — 품목·수량·단가를 넣으면 금액과 공급가액·부가가치세·합계가 계산되는 견적서입니다. PDF 와 수식이 들어간 XLSX 로 받습니다.
• 지출결의서 — 돈을 쓰기 전이나 쓴 뒤에 지출 목적·내역·증빙을 적어 결재받는 사내 문서입니다. 금액 합계가 계산되고 결재란이 있는 PDF·XLSX 로 받습니다.
• 거래명세서 — 물품을 납품하거나 거래할 때 품목·수량·금액을 적어 주고받는 거래명세서입니다. 합계가 계산되고 인수자 서명란이 있으며 PDF·XLSX 로 받습니다.
• 예산 집행계획서 — 사업 예산을 항목별 산출 근거·집행 시기·담당자·계획액으로 나눠 계획하고, 집행이 진행되면 집행액을 적어 계획과 비교하는 사내 문서입니다. 계획액·집행액 합계가 계산되고 결재란이 있는 PDF·XLSX 로 받습니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

회사·업무

제공 형식

Web · PDF · DOCX

사이트에서 만드는 파일

PDF · DOCX

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F063

출처·적용 범위