행사 참석자 명부

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 참석자 정보를 홍보 연락에 쓰거나 행사 사진·영상을 공개하려는 경우 — 명부와 별도로 개인정보 수집·이용 동의서로 목적을 알리고 동의를 받습니다.
• 교육 주관처·제출처가 정한 참석·이수 확인 서식이 있는 경우 — 그 서식을 씁니다.
• 회의에서 논의하고 정한 내용의 기록 — 회의록을 씁니다.

비슷한 문서와의 차이

• 참석자 명부는 누가 왔는지를 확인하는 기록이고, 회의록은 무엇을 논의하고 정했는지의 기록, 행사 결과보고서는 행사 진행과 결과·정산을 정리한 보고입니다. 결과 보고에 참석 인원이나 명단이 필요하면 이 명부를 붙입니다.
• 성명처럼 개인을 알아볼 수 있는 정보는 개인정보입니다(개인정보 보호법 제2조 제1호). 명부에는 행사 운영에 필요한 최소한만 받고(제3조 제1항·제16조 제1항), 받은 목적 밖으로 쓰거나 다른 사람에게 넘기지 않습니다(제18조 제1항).

준비할 것

• 행사명·일자·시간·장소, 주최·주관과 담당자
• 참석 확인 방식(참석자 서명·담당자 표시)과 연락처 칸을 넣을지
• 참석자의 소속·성명(필요하면 직위·역할)과 본인 포함 참석 인원
• 개인정보 안내에 적을 이용 목적과 보관 기간

항목별 작성 방법

받을 항목 정하기

참석 확인만 하려면 소속과 성명으로 충분한지부터 봅니다. 개인정보처리자는 목적에 필요한 최소한의 개인정보만 수집해야 하고, 최소한이라는 입증책임도 처리자에게 있습니다(개인정보 보호법 제3조 제1항, 제16조 제1항). 참석 확인에 필요하지 않은 정보(예: 생년월일·주소)는 받지 않고, 주민등록번호는 법령 근거가 있는 경우 등이 아니면 처리할 수 없습니다(제24조의2 제1항).

서명과 연락처

참석자 서명은 참석 사실을 증명해야 할 때(교육 이수 기록, 비용 정산 근거 등)만 받고, 그렇지 않으면 담당자가 참석 여부를 표시합니다. 연락처는 행사 뒤 자료 발송·변경 안내처럼 연락할 일이 있을 때만 ‘연락처 칸’을 넣어 받습니다 — 참가 신청 때 이미 받았다면 명부에 다시 적게 하지 않습니다.

공개·공유 제한

명부를 접수대에 펼쳐 두고 차례로 적게 하면 뒤에 오는 사람이 앞사람의 정보를 볼 수 있습니다. 개인정보보호위원회 안내서도 병원 안내데스크에 연명부를 펼쳐 두고 안전조치 없이 적게 하는 사례를 들어, 다른 사람에게 개인정보가 공개될 수 있으니 사생활 침해를 최소화하는 방법으로 처리하고 안전하게 관리하라고 안내합니다(개인정보 처리 통합 안내서, 2025.7.). 담당자가 명부를 들고 확인하고, 명부 사진을 단체 대화방·게시판에 올리거나 다른 회사에 넘기지 않습니다 — 다른 사람에게 제공(공유 포함)하려면 동의 등 법이 정한 근거가 있어야 합니다(제17조 제1항).

인원

인원 칸에는 그 줄에 적은 사람을 포함한 참석 인원을 적습니다(혼자 오면 1). 동반자는 이름을 받지 않고 인원만 세도 되며, 합계 행에 전체 인원과 줄 수(○건)가 나옵니다.

이용 목적·보관 기간

명단 위 개인정보 안내에 이용 목적과 보관 기간을 적어 참석자가 적기 전에 알립니다. 보관 기간이 지나거나 목적을 이루면 지체 없이 파기하고, 다른 법령에 따라 보존해야 하는 경우만 예외입니다(제21조 제1항). 보관하는 동안에는 아무나 볼 수 없게 안전하게 관리합니다(안전조치의무 — 제29조). 홍보 연락이나 사진 공개처럼 참석 확인 밖의 목적에 쓰려면 그 목적을 알리고 따로 동의를 받습니다(제18조 제2항 제1호) — 개인정보 수집·이용 동의서를 함께 씁니다.

엑셀 파일

XLSX 의 명단은 엑셀 ‘표’ 기능으로 되어 있어 번호와 합계 행(‘○건’과 인원 합계)이 수식으로 다시 계산됩니다. 참석자를 늘리려면 마지막 행의 맨 오른쪽 칸에서 Tab 을 누르거나 표 안에 행을 삽입하고 적으세요 — 번호가 저절로 채워지고 합계가 그 행까지 셉니다. 현장 등록용 빈 줄이 필요하면 이렇게 행을 늘려 인쇄합니다. 정렬·필터는 참석자 행만 다루고 합계 행은 맨 아래에 남습니다. 표 위의 행사 정보와 개인정보 안내는 고정된 글자라 고친 뒤 직접 고쳐야 합니다. 엑셀(Microsoft Excel)로 확인한 동작이며, 다른 프로그램에서는 표 기능이 다르게 동작할 수 있습니다.

자주 틀리는 부분

• 참석 확인에 필요하지 않은 정보(생년월일·주소 등)까지 받는 경우
• 연락처가 적힌 명부를 접수대에 펼쳐 두는 경우 — 다른 참석자가 볼 수 있습니다.
• 명부 사진을 단체 대화방에 올리거나 명단을 홍보 연락에 쓰는 경우 — 목적 밖의 제공·이용이 될 수 있습니다.
• 행사가 끝난 뒤에도 명부를 기한 없이 보관하는 경우

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 명부에 받을 항목이 행사에 꼭 필요한 것뿐인지(서명·연락처는 필요할 때만)
• 개인정보 안내의 이용 목적과 보관 기간을 정했는지
• 행사 뒤 명부를 보관할 사람과 파기할 날을 정했는지
• 사진 촬영·홍보 연락을 한다면 동의서를 따로 준비했는지

함께 쓰는 문서

• 개인정보 수집·이용 동의서 — 회사·단체가 개인정보를 받을 때 목적·항목·보유 기간·거부권을 알리고 동의를 받는 동의서입니다. 동의 항목과 선택·홍보 연락 동의를 나눠 만들고 PDF·DOCX 로 받습니다.
• 회의록 — 회의의 안건·결정 사항과 할 일·담당·기한을 정리하는 회의록입니다. 정기 회의는 지난 회의 후속 조치를 함께 점검하고, PDF·DOCX 로 받습니다.
• 공문 양식 — 회사·단체가 다른 회사나 기관에 협조·요청·안내를 보낼 때 쓰는 공문입니다. 수신·제목·본문·붙임·발신 명의 순서로 만들고 PDF·DOCX 로 받습니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

회사·업무

제공 형식

Web · PDF · XLSX

사이트에서 만드는 파일

PDF · XLSX

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F141

출처·적용 범위