거래처 원장

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 세금계산서·영수증 같은 증빙 대신 — 세금계산서는 공급하는 사업자가 공급가액과 부가가치세액 등을 적어 발급하는 법정 서식입니다(부가가치세법 제32조). 원장에는 그 증빙의 날짜·번호를 적어 둡니다.
• 세법상 장부를 대신한다고 보는 경우 — 사업자는 모든 거래를 복식부기(간편장부대상자는 간편장부)로 장부에 기록해야 하고(소득세법 제160조), 법인은 복식부기로 기장해야 합니다(법인세법 제112조). 이 원장만으로 그 의무를 다했는지는 기장 방식에 따라 달라 단정할 수 없으니 세무 대리인이나 국세청 안내로 확인합니다.
• 여러 거래처의 받을 돈을 청구 건별로 관리하려는 경우 — 미수금 관리대장을 씁니다.

비슷한 문서와의 차이

• 매출처 원장은 받을 돈(외상 매출과 입금)을, 매입처 원장은 줄 돈(외상 매입과 지급)을 정리합니다. 거래명세서·세금계산서는 거래 한 건의 증빙이고, 원장은 그 거래들을 거래처별로 모은 기록입니다.
• 사이트는 행마다 잔액(누계)을 계산하지 않습니다. 발생 표와 결제 표의 합계로 맨 아래에 기말 잔액 한 줄을 냅니다.

준비할 것

• 거래처 구분(매출처·매입처), 상호·사업자등록번호·담당자, 결제 조건
• 작성 회사·작성자, 기간
• 기간이 시작될 때 남아 있던 잔액(전기 이월)
• 발생 거래(일자·내용·금액·증빙)와 결제(일자·방법·금액·증빙)
• 거래처와 대조한 잔액과 차이 내용

항목별 작성 방법

구분

물건·용역을 판 거래처면 매출처(받을 돈), 산 거래처면 매입처(줄 돈)를 고릅니다. 출력물의 표 제목과 잔액 문구가 바뀝니다. 같은 거래처와 사고팔기를 모두 한다면 매출 원장과 매입 원장을 따로 만들어 섞지 않습니다.

전기 이월

발생 표 첫 행에 기간이 시작될 때 남아 있던 잔액을 ‘전기 이월’로 적습니다(없으면 적지 않습니다). 그래야 발생 합계가 ‘기초 잔액 + 발생’이 되어 맨 아래 기말 잔액이 맞게 나옵니다.

발생·결제 금액과 증빙

세금계산서·거래명세서의 합계 금액(공급가액 + 부가가치세)처럼 실제로 받을(줄) 금액을 적습니다. 결제는 입금·지급한 날짜와 방법을 적고, 증빙 칸에 세금계산서 날짜·번호나 입금 내역을 적어 나중에 찾을 수 있게 합니다. 반품·에누리는 발생 표에 음수로 적을 수 있습니다.

기말 잔액

맨 아래 한 줄에 ‘전기 이월·발생 합계 − 결제 합계’를 금액과 한글로 냅니다. 행마다 잔액은 계산하지 않습니다. 결제가 더 많아 0보다 작으면(미리 받은 돈 등) 금액 자리를 빈칸으로 두니 출력한 뒤 직접 적습니다.

잔액 대사

기간 끝에 거래처가 알려 준 잔액(거래처의 원장이나 잔액 확인 회신)과 이 원장의 기말 잔액을 비교합니다. 다르면 아직 받지 못한 세금계산서, 반품, 입금 시차 같은 원인을 찾아 ‘차이·확인 내용’에 적고, 고쳐야 할 거래는 표에 반영합니다.

보관

세법상 장부와 증거서류는 원칙적으로 그 거래가 속한 과세기간의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간(역외거래는 7년간) 보존해야 합니다(국세기본법 제85조의3 제2항). 이 원장을 장부의 일부로 쓴다면 증빙과 함께 같은 기간 보관합니다.

결재

결재란 직책은 회사 결재선에 맞춰 바꾸고, 필요 없거나 거래처에 보낼 때는 ‘결재란을 넣습니다’를 끕니다. 결재자는 출력본에 직접 서명합니다.

엑셀 파일

XLSX 의 발생 표와 결제 표는 엑셀 ‘표’ 기능으로 되어 있어 번호와 합계 행(‘○건’과 금액 합계)이 수식으로 다시 계산됩니다. 거래를 늘리려면 표의 마지막 행 맨 오른쪽 칸에서 Tab 을 누르거나 표 안에 행을 삽입하고 금액을 적으세요 — 번호가 저절로 채워지고 합계가 그 행까지 셉니다. 결제를 적지 않았으면 XLSX 에 결제 표가 없으니, 결제를 더하려면 사이트에서 다시 만듭니다. 정렬·필터는 거래 행만 다루고 합계 행은 맨 아래에 남습니다. 아래의 ‘받을(줄) 금액 금 ○○원정(₩…)’ 줄과 잔액 대사 칸은 고정된 글자라 표를 고친 뒤 직접 고쳐야 합니다. 엑셀(Microsoft Excel)로 확인한 동작이며, 다른 프로그램에서는 표 기능이 다르게 동작할 수 있습니다.

자주 틀리는 부분

• 매출과 매입을 한 원장에 섞는 경우 — 받을 돈과 줄 돈이 서로 지워진 것처럼 보입니다.
• 전기 이월을 빠뜨려 잔액이 거래처 장부와 어긋나는 경우
• 공급가액만 적어 잔액이 부가가치세만큼 틀어지는 경우
• 대사에서 생긴 차이를 원인 확인 없이 숫자만 맞추는 경우

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 전기 이월이 지난 기간의 기말 잔액과 같은지
• 발생·결제 금액이 세금계산서·입금 내역과 같은지
• 거래처가 알려 준 잔액과 다르면 원인을 적었는지

함께 쓰는 문서

• 미수금 관리대장 — 거래처에 청구했지만 아직 받지 못한 돈을 청구 건별로 모아 결제 기한·회수액·잔액·연체 상태와 연락·독촉 기록을 관리하는 대장입니다. 미수금 잔액 합계가 계산되고, PDF 와 엑셀 표가 들어간 XLSX 로 받습니다.
• 거래명세서 — 물품을 납품하거나 거래할 때 품목·수량·금액을 적어 주고받는 거래명세서입니다. 합계가 계산되고 인수자 서명란이 있으며 PDF·XLSX 로 받습니다.
• 대금 청구서 — 납품이나 작업을 마친 뒤 거래처에 대금 지급을 요청하는 청구서입니다. 근거 계약·발주와 산출 내역·합계·지급 기한을 적어 PDF·XLSX 로 받습니다. 세금계산서나 지급 증빙이 아니며, 계좌번호는 출력한 뒤 직접 적습니다.
• 금전 수령 확인서·입금표 — 돈을 받은 사람이 금액·날짜·명목을 적어 받은 사실을 확인해 주는 문서입니다. 금액을 숫자와 한글로 함께 적고 PDF·DOCX 로 받습니다. 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 같은 세법상 법정 지출증빙(적격증빙)은 아닙니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

거래·회계

제공 형식

Web · PDF · XLSX

사이트에서 만드는 파일

PDF · XLSX

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F126

출처·적용 범위