발주서

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 하도급법이 적용되는 제조·수리·건설·용역 위탁 — 원사업자는 수급사업자가 작업을 시작하기 전에 하도급대금과 지급 방법, 납품 시기·장소, 검사 방법·시기 등 법정 기재사항을 적고 양쪽이 서명하거나 기명날인한 서면을 발급해야 합니다(하도급법 제3조, 시행령 제3조). 이 서식은 하도급대금의 조정·연동에 관한 사항 같은 법정 기재사항을 모두 담지 않으니 공정거래위원회 표준하도급계약서를 먼저 확인합니다.
• 국가·공공기관·지방자치단체가 물건을 사는 경우 — 기관의 계약·조달 절차와 서식을 따릅니다.
• 조건이 많거나 오래 이어지는 거래 — 발주서만 두지 말고 검수·하자·해제 조건까지 정한 물품공급계약서를 함께 씁니다.
• 소비자가 상점에 상품을 주문하는 경우 — 사업자 사이의 발주서가 아니라 고객 주문용 주문서·주문 내역으로 남깁니다.

비슷한 문서와의 차이

• 견적서는 공급자가 거래 전에 내는 가격 제안이고, 발주서는 사는 쪽이 어떤 조건으로 주문하는지 밝히는 문서이며, 계약서는 양쪽이 조건 전체에 합의한 기록입니다. 거래명세서는 실제로 납품한 내역, 대금 청구서는 대금 지급 요청, 세금계산서는 부가가치세법에 따른 증빙입니다.
• 견적과 수량·단가·납기 같은 조건이 다른 발주는 견적을 그대로 받아들인 것이 아니라 조건을 바꾼 새 제안이 되므로(민법 제534조 — 조건을 바꾼 승낙은 새 청약), 바뀐 조건은 공급자가 받아들여야 계약 내용이 됩니다. 다만 상인이 늘 거래하는 상대로부터 자기 영업 범위의 계약 청약을 받고도 지체 없이 승낙 여부를 알리지 않으면 승낙한 것으로 봅니다(상법 제53조).

준비할 것

• 공급자(받는 곳) 상호·담당자, 발주자 상호·대표자·사업자등록번호·주소·연락처
• 발주일·발주 번호, 근거 견적·계약, 납기·납품 장소, 대금 지급 조건·검수 방법, 부가가치세 별도·포함
• 품목·규격, 수량, 단위, 단가
• 변경 발주라면 변경 전 발주 번호와 바뀐 내용

항목별 작성 방법

품목·규격

견적서와 같은 이름과 규격(모델·용량·크기)으로 적어 무엇을 주문했는지 분명히 합니다. 도면·사양서가 있으면 특기 사항에 적고 함께 보냅니다.

납기·납품 장소·대금 지급

납기는 날짜로, 납품 장소는 층·받는 부서까지 적습니다. 납기는 발주일보다 앞설 수 없습니다 — 사이트가 먼저 알려 줍니다. 대금 지급은 시기(예: 검수 후 30일 이내)와 방법을 적고 ‘협의’로만 두지 않습니다.

변경 발주

이미 보낸 발주를 바꿀 때는 ‘변경 발주’를 고르고 변경 전 발주 번호와 바뀐 내용(전 → 후)을 적어 새 번호로 보냅니다. 품목 표에는 변경 뒤의 전체 주문을 다시 적어 이 발주서 하나로 최종 내용을 알 수 있게 하고, 앞선 발주서와 변경 발주서를 모두 보관해 이력을 남깁니다. 하도급거래라면 추가·변경 위탁에도 법정 서면을 다시 발급해야 합니다(하도급법 제3조 제1항).

부가가치세

‘별도’면 품목 금액 합계가 공급가액이 되고 10%를 더합니다. ‘포함’이면 합계를 공급가액과 세액으로 나눠 보여 줍니다(합계 ÷ 1.1). 견적서와 같은 방식을 골라야 금액이 어긋나지 않습니다. 원 미만은 반올림합니다.

수주 확인

공급자가 발주를 받아들였다는 기록이 필요하면 맨 아래 ‘수주 확인’에 공급자가 서명하거나 도장을 찍고 확인일을 적어 돌려주게 합니다. 이메일 회신으로 확인을 받았다면 그 메일을 발주서와 함께 보관합니다.

엑셀 파일

XLSX 의 품목 표는 엑셀 ‘표’ 기능으로 되어 있어 번호·금액(수량×단가)·합계 행(합계 금액과 ‘○건’)과 그 아래 공급가액·부가가치세·발주 금액이 수식으로 다시 계산됩니다. 품목을 늘리려면 마지막 품목 행의 맨 오른쪽 칸에서 Tab 을 누르거나 표 안에 행을 삽입하세요 — 새 행에 번호·금액 수식이 저절로 채워지고 합계가 그 행까지 셉니다. 정렬·필터는 품목 행만 다루고 합계 행은 맨 아래에 남습니다. 맨 위의 ‘발주 금액 금 ○○원정(₩…)’ 줄은 고정된 글자라 표를 고친 뒤 직접 고쳐야 합니다. 엑셀(Microsoft Excel)로 확인한 동작이며, 다른 프로그램에서는 표 기능이 다르게 동작할 수 있습니다.

자주 틀리는 부분

• 견적서와 다른 단가·수량을 적고 공급자의 확인을 받지 않는 경우 — 바뀐 조건은 공급자가 받아들여야 합니다.
• 부가가치세 포함·별도를 견적서와 다르게 고르는 경우 — 합계가 10% 차이 납니다.
• 전화로 바꾼 주문을 서면으로 남기지 않는 경우 — 변경 발주서를 보내 이력을 남깁니다.
• 하도급거래인데 발주서만 보내고 법정 기재사항을 갖춘 서면을 발급하지 않는 경우

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 품목·수량·단가·부가가치세 처리가 견적서와 같은지(다르면 공급자와 확인)
• 납기·납품 장소·대금 지급 조건을 빠짐없이 적었는지
• 변경 발주라면 변경 전 발주 번호와 바뀐 내용을 적었는지
• 하도급법이 적용되는 거래가 아닌지

함께 쓰는 문서

• 견적서 — 품목·수량·단가를 넣으면 금액과 공급가액·부가가치세·합계가 계산되는 견적서입니다. PDF 와 수식이 들어간 XLSX 로 받습니다.
• 물품공급계약서 — 사업자끼리 물품을 사고팔 때 품목·수량·가격·납기·검수·대금 지급·불량 처리를 정하는 계약서입니다. 금액 합계를 계산해 PDF·DOCX 로 받습니다. 하도급·대리점 거래처럼 공식 표준계약서가 있는 분야는 그 서식을 먼저 확인합니다.
• 거래명세서 — 물품을 납품하거나 거래할 때 품목·수량·금액을 적어 주고받는 거래명세서입니다. 합계가 계산되고 인수자 서명란이 있으며 PDF·XLSX 로 받습니다.
• 대금 청구서 — 납품이나 작업을 마친 뒤 거래처에 대금 지급을 요청하는 청구서입니다. 근거 계약·발주와 산출 내역·합계·지급 기한을 적어 PDF·XLSX 로 받습니다. 세금계산서나 지급 증빙이 아니며, 계좌번호는 출력한 뒤 직접 적습니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

거래·회계

제공 형식

Web · PDF · XLSX

사이트에서 만드는 파일

PDF · XLSX

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F061

출처·적용 범위