경비 정산서

이런 경우에는 맞지 않습니다

• 회사가 거래처 등에 돈을 쓰기 전에 승인받는 일 — 지출결의서(회사에 따라 품의서)를 씁니다.
• 세금 신고용 증빙 그 자체 — 경비 정산서는 법정 지출증빙이 아닙니다. 카드 전표·현금영수증·세금계산서 같은 증빙 원본을 함께 냅니다.
• 여비·경비 정산 서식이나 전산 시스템을 따로 정해 둔 기관·회사 — 그곳의 서식과 절차를 따릅니다.

비슷한 문서와의 차이

• 지출결의서는 회사가 돈을 쓰는 일을 결재받아 승인하거나 기록하는 문서이고, 경비 정산서는 직원이 이미 쓴 돈을 사용 내역과 증빙으로 정리해 돌려받거나 미리 받은 돈의 남은 금액을 반납하는 문서입니다. 회사에 따라 경비 정산을 지출결의서로 처리하기도 하니 회사 규정을 따릅니다.
• 개인 결제는 본인 카드나 현금으로 먼저 낸 돈이라 돌려받을 대상이고, 법인카드 사용액은 회사가 이미 결제한 돈이라 증빙만 내고 돌려받지 않습니다. 선지급(가지급)은 미리 받은 돈이라 쓴 금액에서 빼고 정산합니다.

준비할 것

• 부서·성명·직위, 사용 기간, 정산 내용(목적), 관련 문서(출장신청서·품의서 번호 등)
• 사용일·항목·내용(사용처)·증빙 종류와 금액 — 개인 결제와 법인카드를 나눠서
• 선지급(가지급)을 받았다면 받은 날과 금액
• 결재란에 넣을 직책

항목별 작성 방법

개인 결제와 법인카드

한 건마다 금액을 ‘개인 결제’나 ‘법인카드’ 가운데 한 칸에만 적습니다. 개인 결제 합계가 돌려받을 금액의 기준이고, 법인카드 합계는 회사가 이미 낸 돈이라 정산 금액에 들어가지 않습니다.

선지급(가지급) 정산

미리 받은 돈이 있으면 선지급 표에 받은 날과 금액을 적고, 개인 결제 합계가 더 크면 ‘더 쓴 차액을 받음’, 선지급이 더 크면 ‘남은 차액을 반납’을 고릅니다. 차액은 두 표의 합계를 빼서 계산합니다. 반대로 고르면 차액이 0보다 작아 정산 금액이 빈칸으로 나오니 다시 고릅니다.

증빙

사업자에게서 물건이나 서비스를 사고 거래 건당 3만원(부가가치세 포함)을 넘게 지급하면 원칙적으로 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 가운데 하나를 받아야 합니다(소득세법 제160조의2·시행령 제208조의2, 법인은 법인세법 제116조·시행령 제158조). 증빙 칸에 받은 증빙의 종류를 적고 원본(전자 증빙은 출력본)을 내역 순서대로 붙입니다.

중복 정산 막기

같은 영수증을 두 번 정산하지 않도록 날짜·금액·사용처로 한 건씩 대조합니다. 법인카드로 낸 지출을 개인 결제로 다시 올리거나, 이미 지출결의서나 다른 정산서로 처리한 지출을 또 올리지 않습니다.

엑셀 파일

XLSX 의 사용 내역 표(선지급을 적었다면 선지급 표도)는 엑셀 ‘표’ 기능으로 되어 있어 번호와 합계 행(개인 결제·법인카드 합계와 ‘○건’)이 수식으로 다시 계산됩니다. 내역을 늘리려면 표의 마지막 행 맨 오른쪽 칸에서 Tab 을 누르거나 표 안에 행을 삽입하고 금액을 적으세요 — 번호가 저절로 채워지고 합계가 그 행까지 셉니다. 정렬·필터는 내역 행만 다루고 합계 행은 맨 아래에 남습니다. 선지급이 없으면 XLSX 에 선지급 표가 없으니, 선지급을 더하려면 사이트에서 다시 만듭니다. ‘돌려받을 금액’·‘추가로 받을 금액’·‘반납할 금액’ 줄은 고정된 글자라 표를 고친 뒤 직접 고쳐야 합니다. 엑셀(Microsoft Excel)로 확인한 동작이며, 다른 프로그램에서는 표 기능이 다르게 동작할 수 있습니다.

결재

결재란 직책은 회사 결재선에 맞춰 바꿉니다. 결재자는 출력본에 직접 서명합니다.

자주 틀리는 부분

• 법인카드로 결제한 금액을 개인 결제 칸에 적어 두 번 받는 경우
• 선지급을 빼지 않고 개인 결제 합계를 모두 청구하는 경우
• 회사에서 돌려받은 개인 카드 사용액을 연말정산 신용카드 등 소득공제에 그대로 넣는 경우 — 사업소득과 관련된 비용이나 법인의 비용에 해당하는 사용액은 공제 대상 사용금액에 포함하지 않습니다(조세특례제한법 제126조의2 제4항 제1호).
• 사용 기간 밖의 영수증을 섞는 경우 — 기간을 고치거나 다음 정산에 넣습니다.

서명·출력·제출

제출 전 확인할 것

• 증빙 원본(전자 증빙은 출력본)을 내역 순서대로 빠짐없이 붙였는지
• 개인 결제·법인카드 합계가 증빙 금액과 같은지
• 선지급을 받았다면 정산 결과(더 받을 금액·반납할 금액)를 바르게 골랐는지
• 회사 정산 서식·전자결재가 따로 있는지

함께 쓰는 문서

• 지출결의서 — 돈을 쓰기 전이나 쓴 뒤에 지출 목적·내역·증빙을 적어 결재받는 사내 문서입니다. 금액 합계가 계산되고 결재란이 있는 PDF·XLSX 로 받습니다.
• 현금출납부 — 현금이 들어오고 나간 내용을 날짜 순서대로 적고 기간 끝의 장부 잔액을 실제 현금과 대조하는 현금출납부입니다. 전기 이월과 수입·지출 합계로 기말 장부 잔액이 계산되고 PDF·XLSX 로 받습니다.
• 금전 수령 확인서·입금표 — 돈을 받은 사람이 금액·날짜·명목을 적어 받은 사실을 확인해 주는 문서입니다. 금액을 숫자와 한글로 함께 적고 PDF·DOCX 로 받습니다. 세금계산서·계산서·신용카드매출전표·현금영수증 같은 세법상 법정 지출증빙(적격증빙)은 아닙니다.

제공 형식·검수 정보

구분

참고용 자유서식

제공

모두의 도구 제작

분야

거래·회계

제공 형식

Web · PDF · XLSX

사이트에서 만드는 파일

PDF · XLSX

검수 상태

내용 검수 · 출력 확인

마지막 확인

2026-11-01 확인

다음 확인 예정

2027-01-31

문서 ID

F066

출처·적용 범위